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Kostenstelle Home-Office - Praxisbeispiele und Regelungen für Arbeitnehmer

21. Dezember 2020 | 14:34 Autor: Celine Müller Startseite

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zu eröffnen, ihre Tätigkeit im Home-Office zu erledigen. Eine wichtige Frage beim Thema Home-Office lautet, wer die Kosten übernimmt, der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer.

Gesetzliche Regelungen zum Thema Kosten für Home-Office
Prinzipiell besteht die Möglichkeit, Kosten in Höhe von maximal 1.250 Euro steuerlich geltend zu machen, die durch das Home-Office entstehen. Dazu müssen allerdings bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

•    Die Arbeit im Home-Office muss vom Arbeitgeber explizit angeordnet sein
•    es muss ein eigenes Arbeitszimmer vorhanden sein
•    die Arbeit am eigentlichen Arbeitsplatz ist unmöglich

Wer im Home-Office arbeitet und die Kosten für ein Arbeitszimmer in der nächsten Einkommenssteuererklärung geltend machen möchte, der sollte alle Rechnungen und Quittungen für getätigte Anschaffungen aufheben. Zudem ist es sinnvoll, einige Bilder vom heimischen Arbeitsplatz zu machen. Manchmal verlangt das Finanzamt einen solchen Bildnachweis.

Hinweis: Ob sich ein für Home-Office genutztes Arbeitszimmer von der Steuer absetzen lässt, hängt auch an der Anzahl der Arbeitstage pro Woche ab, die man im Home-Office verbracht hat. Wurden nur ein oder zwei Tage pro Woche von daheim gearbeitet, ist eine steuerliche Geltendmachung nicht möglich. Sobald man aber drei oder mehr Tage im Home-Office war, wertet das Finanzamt das heimische Arbeitszimmer unter Umständen als Mittelpunkt der Berufstätigkeit. In diesem Fall besteht die Möglichkeit eines unbeschränkten Abzugs.

Neben der steuerlichen Absetzbarkeit ist es für Arbeitnehmer und Arbeitnehmer auch wichtig zu wissen, welche Kosten von wem zu tragen sind. Hier können einige Praxisbeispiele Licht ins finanzielle Dunkel bringen.

1. Kostenstelle Arbeitsmittel
Um effizient und ohne Einschränkung arbeiten zu können, benötigt der Arbeitnehmer natürlich die entsprechenden Arbeitsmittel. Zahlt hier der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer die anfallenden Kosten?

Der Grundsatz lautet, dass dem Arbeitnehmer durch die Anschaffung von Arbeitsmitteln keinerlei Mehrkosten entstehen dürfen und der Arbeitgeber dafür Sorge tragen muss, dass der Mitarbeiter auch im Home-Office mit allen Arbeitsmitteln ausgestattet ist, die er zur Erledigung seiner Tätigkeiten benötigt. Deshalb ist hier der Arbeitgeber in der Pflicht.

Soll der Mitarbeitende im Home-Office arbeiten, kann ihm der Arbeitgeber nicht einfach die Kosten für einen neuen Computer aufbürden. Der Arbeitgeber übernimmt also beispielsweise die Kosten für einen Laptop oder die notwendige Software.

2. Kosten für die heimische Büroausstattung
Soll der Arbeitnehmer auf Anordnung des Arbeitgebers im Home-Office arbeiten, dann benötigt er dafür ein entsprechend ausgestattetes Arbeitszimmer. Existiert ein solches bisher nicht, sind z. B. ergonomische Büromöbel vom Fachhändler, eine hochwertige Beleuchtung sowie ein Schrank oder Regal für Unterlagen anzuschaffen. Auch hier stellt sich die Frage, wird die Kosten übernimmt. Bei der Einrichtung eines heimischen Büros ist es vor allem aus gesundheitlichen Gründen ratsam, einen flexibel einstellbaren Bürostuhl und einen höhenverstellbaren Schreibtisch zu wählen. Solche Möbel stellen sicher, dass man eine immer korrekte Arbeitshaltung einnehmen kann. Zudem lassen sich mit modernen Büromöbeln gesundheitliche Schäden am Stütz- und Bewegungsapparat bzw. Kopf- und Nackenschmerzen vermeidet.

Als Rechtsgrundlage kann hier § 19 Abs. 1 Nr. 1 EStG angesehen werden. Dort ist festgelegt, dass zu den Einkünften aus einer nichtselbständigen Tätigkeit sämtliche Bezüge und Vorteile gehören, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber „für eine Beschäftigung“ gewährt werden.

Aufgrund der Möglichkeit, die Büroausstattung zumindest teilweise von der Steuer abzusetzen, besteht für den Arbeitgeber keine unmittelbare Verpflichtung zur Kostenübernahme. Da es allerdings in seinem Interesse ist, dass der Arbeitnehmer vom heimischen Arbeitszimmer aus tätig ist, wäre eine Vereinbarung bezüglich einer Kostenerstattung in Höhe der nicht steuerlich absetzbaren Kosten sinnvoll.

Hier ist allerdings zu berücksichtigen, dass es sich bei einer vom Arbeitgeber gewährten Kostenerstattung (meistens in Form eines pauschalen Bürokostenzuschusses) um einen steuerpflichtigen Werbekostenersatz handelt. Sie muss in der Einkommenssteuererklärung des Arbeitnehmers angegeben sein.

3. Zusätzliche Kosten für Strom und Telefon
Durch das Arbeiten im Home-Office entstehen dem Arbeitnehmer zusätzliche Stromkosten und auch die Telefonrechnung kann höher ausfallen, wenn man für wichtige Absprachen häufiger mit dem eigentlichen Unternehmenssitz telefonieren muss. Wer zahlt diese im Rahmen des Home-Office anfallenden Zusatzkosten, Arbeitnehmer oder Arbeitgeber?

Prinzipiell fallen in diesem Bereich eher niedrige Zusatzkosten an. So kostet das Aufladen eines Laptops nur etwa 15 Cent, beim Smartphone sind es weniger als 1 Cent pro Ladevorgang. Diese Kosten bleiben in der Regel im Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers. Anders verhält es sich bei den Kosten für Telefon oder Internet.

Eine gängige Praxis ist es, eine entsprechende Kostenerstattung über die Gehalts- oder Lohnabrechnung vorzunehmen. Hier wird vom Arbeitgeber meistens ein Pauschalbetrag angegeben, der etwa 20 Prozent der monatlichen Telefonkosten deckt.  Nutzt der Arbeitnehmer das heimische Internet beruflich, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, eine Pauschale von 50 Euro zu zahlen.

Wichtiger Hinweis
: Rechnet der Arbeitgeber solche Pauschalen über die Gehalts- oder Lohnabrechnung ab, fällt eine Lohnsteuerpauschale von 25 Prozent an. Es müssen aber keine Sozialversicherungsbeiträge entrichtet werden.  

4. Kostenübernahme bei Unfällen im Home-Office
Bei einem Unfall am Arbeitsplatz bzw. während der Fahrt dorthin oder nach Hause übernimmt die Gesetzliche Unfallversicherung die entsprechenden Kosten. Welche Regelungen bestehen aber für den Fall, dass ein Arbeitnehmer während der Arbeit im Home-Office verunfallt.

Wer sich im Home-Office befindet und sich bei einem Sturz verletzt, während er sich aus der Küche eine Flasche Wasser holt, wird die Gesetzliche Unfallversicherung die Kostenübernahme in der Regel verweigern. Im Gegensatz dazu wäre man bei einem ähnlichen Sturz im Firmenbüro versichert. Im Zweifelsfall bleibt also der Arbeitnehmer bei einem Unfall im Home-Office auf den dadurch entstehenden Kosten sitzen.

5. Kosten für Überstunden im Home-Office
Das Arbeitszeitgesetz gilt nicht nur am eigentlichen Arbeitsplatz im Firmenbüro, sondern auch beim Home-Office. Da bedeutet, dass der Arbeitnehmer auch dort den gesetzlichen Regelungen bezüglich der maximalen Arbeitszeit unterliegt. Da aber im Home-Office die Grenze zwischen Arbeitszeit und Freizeit oft deutlich verschwommener ist, sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer festlegen, wie die Arbeitszeit im Home-Office geregelt ist und wie man mit geleisteten Überstunden umgeht.

Die Kosten für im Home-Office erbrachte Überstunden hat natürlich der Arbeitgeber zu übernehmen, wenn er solche genehmigt hat. Um die geleistete Arbeitszeit zu dokumentieren, nutzen viele Arbeitgeber entsprechende An- und Abmeldesysteme, die auch die Arbeitszeit im Home-Office registrieren.

Nutzung der Wohnung für Home-Office
Ein oft nicht beachteter Aspekt ist, ob denn die Nutzung der Wohnung für Home-Office überhaupt gestattet ist. Hier gibt es nämlich durchaus Unterschiede, etwa zwischen Freiberuflern (z. B. Künstler, Journalisten, Schriftsteller) und Rechtsanwälten oder Immobilienmaklern. Während die erste Berufsgruppe jederzeit von der Wohnung aus arbeiten darf, müssen Anwälte und Makler unter Umständen ihren Vermieter um Erlaubnis bitten.

Das wesentliche Kriterium, ob eine Erlaubnis des Vermieters notwendig ist, bildet die Einschätzung, ob man mit seiner Tätigkeit nach außen in Erscheinung tritt oder nicht. Bei einem Rechtsanwalt oder Immobilienmakler kann es sein, dass er im Home-Office dazu gezwungen ist, Klienten bzw. Kunden in seiner Wohnung zu empfangen. In diesem wird die Privatadresse für geschäftliche Zwecke genutzt. Dazu aber muss der Vermieter sein Einverständnis zu der gewerblichen Nutzung geben.


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